Pada dasarnya setiap perusahaan membutuhkan sistem human resource management yang dapat mengelola dua kebutuhan kepegawaian. Kedua kebutuhan tersebut yaitu HR Strategic dan HR Operation.
Permasalahan yang mungkin muncul ketika pendataan kepegawaian masih bersifat manual, seorang Manager HRD akan sangat sibuk dalam menyortir untuk mencari data yang diperlukan. Perusahaan berskala menengah dan besar memiliki tantangan yang lebih besar dalam mengelola Perekrutan, Kompetensi, Tingkat Performance Pegawai, Absensi Pegawai, Penggajian, Pinjaman, Asuransi, Kesehatan, Pelatihan serta Personalia.
Hal tersebut dikarenakan perusahaan berskala menengah dan besar mempunyai banyak karyawan. Dengan banyaknya jumlah karyawan pada suatu perusahaan pasti berdampak pada rumitnya sistem data karyawan, sistem absensi, lembur, pelatihan sampai dengan sistem payroll seperti gaji dan pajak.
Itulah mengapa perusahaan membutuhkan penggunaan sistem aplikasi HR yang berbasis HRIS dan HRMS. Dengan begitu, seorang Manager HRD lebih mudah dalam mendata serta menganalisa kebutuhan perusahaan untuk mengambil keputusan.
Berbagai kesulitan yang dialami HRD merupakan hal yang biasa bagi mereka. Pada intinya, seorang HRD profesional harus bisa menemukan cara bagaimana mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut. Salah satu solusi dari masalah HRD adalah dengan menggunakan aplikasi database pegawai.
Jenis – jenis Software HR yang Perlu Anda Ketahui
Setidaknya terdapat 3 jenis aplikasi database pegawai yang perlu Anda ketahui dengan fungsinya yang berbeda-beda. Di bawah ini kami paparkan penjelasan mengenai ketiga jenis perangkat HR tersebut.
1. Human Resource Information System (HRIS)
HRIS merupakan sebuah sistem HR yang banyak dibutuhkan oleh perusahaan dalam operasionalnya. Aplikasi ini didesain khusus untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola seluruh informasi yang berkaitan dengan SDM hingga kebijakan dan prosedur yang diperlukan.
Manfaat software HR ini cocok digunakan untuk membantu menunjang performa kinerja perusahaan terkait manajemen informasi-informasi penting. Mulai dari data pribadi karyawan, rekrutmen, laporan, dan masih banyak lagi lainnya.
2. Human Capital Management (HCM)
Berikutnya ada HCM atau Human Capital Management. Sekilas software ini tidak memiliki banyak perbedaan dengan HRIS. Hanya saja HCM merupakan versi lengkapnya. Di mana pada perangkat HCM, memiliki fitur yang mirip HRIS namun ditambah dengan pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.
Software ini cocok digunakan bagi perusahaan yang memiliki karyawan dari mancanegara. Di mana terdapat perbedaan yang signifikan antara bahasa yang digunakan serta mata uang untuk sistem penggajian.
Selain itu, HCM juga efektif dalam menunjang kinerja pembuatan anggaran (budgeting), perencanaan gaji, performance management, suksesi, analisa data dan banyak lagi lainnya.
3. Human Resource Management System (HRMS)
Jenis software HR yang terakhir ialah HRMS atau Human Resource Management System. Secara keseluruhan, perangkat ini memiliki fitur yang jauh lebih lengkap dibandingkan dua software yang sebelumnya.
Hanya saja jika HCM memuat fitur untuk merencanakan gaji. Pada HRMS, Anda dapat menggunakannya sebagai sistem penggajian perusahaan serta penjadwalan yang tepat waktu.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi HRD
Lalu, apa saja keuntungan yang didapat apabila menggunakan aplikasi khusus untuk seorang HRD?
-
Efisiensi Waktu
Aplikasi HRD membuat pekerjaan selesai lebih cepat. Dengan begitu, kamu tidak perlu membuang-buang waktu untuk menyelesaikan semuanya. Mengingat efisiensi waktu bagi perusahaan adalah hal penting yang harus diperhatikan, oleh karena itu cobalah untuk menyelesaikan semua pekerjaan sesuai deadline.
Ini berlaku untuk seluruh karyawan perusahaan, termasuk bagian HRD. Gunakan aplikasi atau software yang kira-kira efektif dan efisien dalam membantumu menyelesaikan banyak pekerjaan yang menumpuk.
-
Meminimalisir Human Error
Manusia tak luput dari kesalahan. Pepatah itu memang benar adanya. Seringkali manusia mengalami human error yang membuat segala pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik bahkan berantakan. Selain merugikan diri sendiri, tentu hal itu juga merugikan perusahaan.
Dengan menggunakan aplikasi HRD, hasil data akan jauh lebih akurat jika dibandingkan dengan perhitungan manual, sehingga tidak perlu khawatir terjadi kesalahan. Namun, tetap harus diperhatikan dan diperiksa kembali, apakah data yang dimasukkan sudah benar atau belum. Sebab tidak menutup kemungkinan, human error tetap terjadi ketika kamu tengah kehilangan fokus dalam bekerja.
-
Mempermudah Akses Informasi
Aplikasi HRD membuka akses bagi karyawan untuk terlibat dalam pencatatan informasi pribadi karyawan. Baik itu terkait dengan absensi kehadiran, pemakaian cuti, dan lain sebagainya. Tergantung HRD yang bersangkutan, apakah data terkait dapat diakses juga oleh karyawan atau tidak.
Dengan kata lain, aplikasi tersebut memudahkan HRD dan juga karyawan dalam mengakses informasi tanpa harus kebingungan mencari dimana letak file-nya. Hal ini juga dapat membantu perusahaan dalam menjaga dan meningkatkan loyalitas para karyawan.
Sangat menguntungkan bukan? Dengan menggunakan aplikasi atau software HRD, segala aktivitas perusahaan menjadi lebih tertata rapi, efektif, efisien, serta memudahkan pekerjaan terselesaikan dalam waktu singkat.